急需一篇关于外贸企业或工厂管理的办法和建议
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发布时间：2022-04-24 17:49
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时间：2023-10-28 08:00
原因一：工作重复枯燥，缺乏挑战性工作枯燥无味是多数业务员离职的重要原因。业务员每天的工作，就是不断访问互联网的网页，找到email保存下来。然后对email进行简单的整理，如去掉重复的和不规范的email。最后将推广邮件对应每个email发送出去。上面的过程，除了搜索email还有一定的趣味性之外，其他的步骤都是简单的重复劳动，不断的拷贝粘贴，不断的点击发送email。这类低级劳动，占用了业务员一半的工作时间。模具外贸部门的业务员，对英文水平要求比较高，一般都是本科毕业。由于薪资水平*，多数业务员只能够招聘刚刚毕业的应届毕业生。这些刚刚踏入社会的学生，心态相对不太稳定，长期从事枯燥的工作，会产生厌烦感，很快提出离职。原因二：薪资标准无法留住有经验的业务员外贸部门的业务员基本工资在1800～2500元，业绩提成是创造利润的2%~3%。有经验的业务员一个月创造利润10～15万元，提成大约在4000元左右，加上基本工资总收入在6000～7000。如果水平比较高的业务员，月薪上万不是问题。上面的收入水平，对于其他行业还是令人满意的，但对于模具行业业务员的吸引力就不高了。因为模具行业是一个离职创业率相对较高的行业。一个有经验的业务员自立门户，成立一家贸易公司，找到1～2家关系比较好的合作厂，拉到订单就转给工厂，轻轻松松赚取每个单的30%~40%利润，这是数千元的工资无法相比的。所以大多数工厂里面有经验的业务员，最后都会自己创业，成立模具贸易公司。有一家深圳的大模具厂，有超过一半的订单来自外贸部，由于对业务员没有好的激励和管理制度，很多业务员都在外面偷偷开设了贸易公司。该厂担心业务员跑了订单就没了，只能忍气吞声。原因三：管理水平导致员工离职管理水平也是导致人员流动性大的一个原因。模具厂的外贸部和模具贸易公司的外贸部有很大的不同。贸易公司从某个意义上来说，整间公司就是一个大的外贸部，所以的公司运营策略就是为了获取海外订单，在管理上面获得的重视程度和支持自然会更加大。而模具厂的外贸部，多数都是在近年成立的，目的是为了直接拓展订单，在一定程度上减轻对贸易公司的依赖性。但由于模具厂始终还是以生产为主，加上经验不足，在管理上会存在很多问题。比如对于业务员最重要的考核：每天搜索及发送的email的数量，要做到公平有效也是不容易的。一个业务员按照较高的工作效率，每天收集并发送email的数量极限大概是250封邮件。有的业务员英语水平好，工作态度认真，所以找到的email的质量要高；另外一些业务员，英文水平差，效率一般般，找到的email的质量要低；甚至还有一些业务员，就是为了混工资，每天不去努力寻找email，拿同一批email反复发送，没有任何效果。但这三种人的工资水平却是很接近的。这就带来了公平问题。除了上面的问题，还有一个很重要的原因就是培训问题。很多应届毕业生刚刚来到模具厂的外贸部，对于外贸知识一窍不通。他们需要全方位的培训：比如外贸知识、模具行业背景、客户需求分析、常用的询价回复技巧、必要的谈判策略。目前多数模具厂的外贸部刚刚成立的时候，是没有优秀的培训师的，会导致很多新人上手的时间很长，消磨了斗志和信心。笔者给出的几种解决方法：方法一：引入全速商务邮件智能发送系统，减少80%重复性操作针对业务员重复性工作量比较大的问题，吴生在SH模具厂外贸部引入了全速商务邮件智能发送系统。这套系统分为标准版和单用户版。标准版提供给业务部经理使用，可以自动在互联网上搜索邮址并且发送email，相当于是有10个虚拟的业务员帮他在寻找订单。单用户版是提供给业务员使用，可以批量发送email。全速智能发系统，有邮址排除功能。以前为了避免业务员的推广邮件*扰老客户，需要业务员一个个检查邮址，耗费了很多时间。现在可以通过域名、邮址、包含关键词等定义排除名单，只要符合排除名单的条件，就会自动屏蔽。另一个有用的功能是邮址筛选功能，这个功能不仅仅可以去掉重复的邮址，还可以按照时间段筛选电子邮件地址。比如业务员可以选择不再给1个月内发送的邮址重复发信，也可以选择不再给1年内发送过的邮址重复发信。还有一个功能对业务员非常有用，就是email提取功能。在一个很长的文本或者网页中，如果包含了email地址，可以通过这个功能将里面的email地址在瞬间提取出来。比如，有些国外的黄页网站，一个页面里面包含了几百个email地址，如果人手一个个拷贝耗时耗力，使用提取功能，仅仅需要3秒钟。使用了全速智能发系统后，整体工作效率大大提升，而且员工的抱怨明显减少了。方法二：划分业务员等级，分级设定薪资架构业务员水平有高低，工作态度也有认真和不认真的区别。管理者应该通过绩效考核，划分业务员等级，提供不同的资源和支持。有的一家比较成功的模具厂，其外贸部将业务员分成三类，一类是有经验有人脉关系的，一部分是有经验没有人脉关系的，最后一部分是没有经验的新人。对于第一类业务员，给予充分的自由度，提供更具挑战性的薪资模式。比如按照年度或者季度考核的方式进行奖惩。根据条件许可，给这类业务员配置团队、助理，甚至配车。在某种意义上，这类业务员已经成为公司的合作伙伴。对于第二类业务员，主要采用月度提成激励制度，配合以年度激励制度。对于第三类，主要以引导和培训为主，提升其能力。对于业务员的工作效率评价，全速智能发可以提供一定辅助。由于全速智能发有比较完善的日志和email统计功能，所以可以轻松的看到每个员工每天发送出去的有效的email的数量，可以作为一个简单的绩效考核工具。方法三：请第三方公司，进行外贸知识培训对于很多模具厂的外贸部，由于刚刚组建，外贸知识薄弱。所以在成立初期，请专业的第三方培训公司，对员工进行外贸知识培训是必要的。第三方培训公司虽然对模具行业不一定了解，但对整个外贸开发订单需要注意的各种问题都是比较了解。初期投入的培训费用，相对自己摸索所走的弯路，要便宜的多。还有更加省钱的方法。一些专业的营销软件，如全速智能发系统，都会提供配套的外贸知识培训服务的。全速智能发提供的配套培训文档，主要针对模具公司，包括了行业背景分析、详细的图表演示等信息，对模具公司开发海外订单有一定帮助。人员流失问题，永远不是三两句话可以解决的，需要从公司的管理水平、激励制度、IT工具多方面加以完善。
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时间：2023-10-28 08:00
经理人经常要面对这样的难题：下属绩效差怎么办？下属闷声不响怎么办？下属牢*满腹怎么办？这些管人的难题，要求经理人具有人际沟通智能（people－smart）。古人说：天时不如地利，地利不如人和。人际沟通智能的核心就是强调要以和谐为最高原则来处理各种人际关系。
善用人际沟通智能的经理人，能够巧妙地处理管人的十大难题，在建立和谐的人际关系的同时，提升员工以及企业的绩效。
对于员工来说，今天的工作环境越来越复杂，竞争压力也越来越大。对于经理人来说，管理员工的绩效和行为也变得越发重要。如今，管理者在公司生活中面临的挑战主要有：
提高产出：在资源缺乏、士气低落之时还要提高团队的生产率并加强团队间的合作。
捏合团队：员工背景的多样化和工作场所虚拟化造成的隔阂需要化解，员工间的理解与沟通需要加强。
培养领导：把下属的经理人培养成能使员工全力以赴、尽情发挥的领导人，而非只会疲于奔命的救火员.
在面对客户、同事、经理以及下属人员时，管理者几乎每天都会遇到这些与人际关系相关的难题。单位中的人际关系不可能是一团和气的。在很多企业中，员工之间的关系困境不断加剧。在最近的一次调查中，接近70%的企业人员认为自己受到了同事的粗暴对待和贬低排挤。反过来，他们又以诋毁企业、故意延误工作任务和无礼对待客户的方式进行报复。
身处日益恶化的企业人际关系之中，睚眦必报、灰心丧气或者愤世嫉俗的态度都是极其不可取的。这样做只会使形势变得每况愈下。 人际沟通智能（people-smart）的策略是摆脱这种困境的惟一方法。
使用人际沟通智能策略的管理者能够在工作中充分发掘他人最优秀的一面。他们懂得如何打开他人心扉，而不是令人心存戒备、拒人于千里之外。他们不制造紧张气氛，而是非常善于缓和紧张局面。他们以身作则，为他人树立了良好的榜样，并能够对那些不善于与人相处的员工产生积极的影响。在出现下述十种紧张局面时，人际沟通智能的作用体现得尤为突出。
新员工不了解团队术语
文化不同，语言习惯与表达意见的方式也不同。此外，几乎每一个行业，甚至每一个企业都有自己的一套术语，其含义是局外人与新来者无法领会的。作为领导或者同事，如何帮助新员工克服这一障碍？你可以采取下面两种方法。
主动为新人提供翻译帮助。首先要确定那些外人难以领会的术语以及这些词汇可能引起的迷惑，然后主动为新人解释那些他们不懂的语言。比如，本，你好像不明白桑迪说的午餐学习计划。我来给你说明一下……如果你的企业为新员工发放工作程序手册或其他指导资料的话，还可以考虑在里面增加内部术语词汇表的内容。
变化表达方式。不要固守传统的内部表达方式，应当时常采用一些新的方法，措辞上尽量做到通俗易懂。你的成员可能习惯用棒球术语来描述某位有团队精神的人，例如他清楚什么时候应该恰到好处地放个短打，而不是每次都拼了命要把球击出体育场.这时，你应该尝试换一种说法，例如大家在管理这个项目时，就像热门电视剧中的全体演职员一样默契.
语言是一个群体吸纳或排斥外来成员的最有效的工具之一。只有留心工作队伍内对专门性语言的使用，并积极帮助新成员融入集体，才能在团队内部实现人际和谐。
员工业绩滑坡
你只有首先了解了员工出现的问题，才能够设法解决问题。你应当采用面谈的方式了解他们对现状的看法，而不应当采取质问的态度。面谈是一种积极的倾听，其目的是获得真实的情况，绝不应有盛气凌人的质询的倾向。 在这种面谈中，你应当耐心地与下属促膝谈心，采取一种平和而坦诚的态度提出你的问题，告诉他你注意到他的业绩近来有所下降，并征求他对这种情况的看法。你可以这样问：与你过去的报告相比较，你觉得你的这份报告怎样？在他回答的时候，要注意认真倾听并做出回应。最好的办法就是对他的回答进行归纳与解释。
通过归纳，你实际上是用你自己的语言对谈话中的重要内容进行了言简意赅的反馈。所以，你与下属之间的谈话大致会是这样的：
你：你觉得，与你过去的报告相比较，你的这份业绩报告怎么样？
下属：我觉得这一阶段的业绩水平是有些下降了。对不起。
你：嗯，看来你对这一点也不是十分满意。那么照你看来，要怎样做才能扭转这个局面呢？
下属：因为吉姆调到销售部去了，我就不能像以前那样得到我需要的信息。我觉得这一点直接影响了我的业绩。
你：听起来你好像有些怨气。
下属：我当然有怨气啦！我的工作表现根本没有问题。可是缺少了应有的支持，我怎么可能保持工作成绩呢？
你在深入了解了真实情况之后，就能够进入解决问题的阶段了。只有搞清楚问题的本质，你才能够找到卓有成效的解决方案。
你怀疑下属是否理解你的指令
不要问清楚了吗之类的问题。对这种问题的回答不过只是简单的是或否，对于澄清你的疑问几乎没有任何帮助。你的助手们可能只是自以为理解了你的指令，只有等到造成了损失才能发现他们的错误。要验证下属对你的命令的领会程度，不妨考虑一下下列办法：
询问如果发生某种情况，你怎么办一类的问题。提出一些假设性质的情况，以检查你的员工是否能够贯彻你的指令。提出问题时要注意策略，不要伤害到员工的自尊心。比如，你可以说：这些指令听上去好像很简单，其实有时候不太说得明白。比如说，如果……，你怎么办呢？
要求下属证明给你看。请你的下属们对你所布置的活动或任务进行一个简要的示范。你要尽量把这种对下属的考察搞得像是一次预演，让员工们认为你们这样做的目的是对活动的程序进行检验（而不是针对他们自身）。或者，你还可以真的搞一次试运行，使大家都能够对执行程序进行评估，并做出必要的调整与改进。
督促员工全力以赴
如果你没有直截了当、清楚明白地对员工做出明确的要求和布置，现在，就应当向他们明确你对他们的看法与要求。首先要把自己的立场完全想清楚：你对每个团队成员的要求到底是什么？明确你对所提要求的坚决程度，并为你的要求提供简要而合理的依据。一旦确定了这些问题，就该对你的人员大声发布指令。如果有人提出异议，要保持冷静与自信，千万不要大动肝火。你应该坚持自己的立场，对反对的意见表示理解，同时重申你的要求：雷，我知道你这一周很不容易。但是弗兰克周五就要我们交报告，所以我们恐怕都要加一些班才能按时完成。你愿意承担哪一部分呢？ 另一个方法是与同事们坐下来，提出你对他们各自的工作表现的看法。不要等到出现了危机才来进行反思。选择一个安静的时间，心平气和地说出你对当前状况的看法以及这一现状对你与整个部门工作效率的影响。你需要提出具体的实例和改进的设想。然后，要注意你的同事们的反应，询问他们计划采取什么措施改变现有的局面。处理绩效低下员工
对于这样的人员，你表现了耐心，提供了协助，但是收效甚微。这时，与其坐等成果慢慢出现，不如主动加大行动力度，采取换档加速式的新方法。
在传统的关系模式中，换档的手段通常是指换慢档，即减轻员工的压力、对后进人员给予积极的支援与鼓励，或是耐心地与之建立和谐与信任的关系。但是，不妨采取一种新的督促方式，严格要求，狠抓下属人员的工作业绩。你可以这样说：现在，我们来统一一下对现状的认识。我想知道你为了保住工作，打算做出哪些改进。然后，倾听他的计划并且做出反应。不错，你很清楚我对你的期望与要求。那么，从明天开始，你每天一上班，我们两人先开一个五分钟的碰头会，你要告诉我你这一天的工作安排。下班前，我们再花五分钟的时间，总结你当天的工作成果。
接着，你必须坚决落实这个计划，坚持你对该员工的要求与反馈。这样做并不能保证员工的表现有所改善，但是至少确保了他决不会出现退步。
员工在工作中半途而废
员工无法履行工作承诺的情况屡见不鲜。要鼓励员工继续努力，关键是要坚持不懈。但是坚持不懈并不等于唠叨不休。唠叨抱怨的人通常表现出的是一种失败与挫折的情绪，而坚持不懈则需要采取策略。鼓励员工继续努力，可以采用以下三种策略： 提醒：如果你发现某个员工有半途而废的明确迹象，一定要不断提醒他你的要求，但是不要批评或者带有严厉的情绪。对一切积极的努力都要给予赞赏。比如，琼，只是提醒你一下，我这周四要去汇报工作。那些数字你弄得怎么样了？很好，很高兴看到你把这件事列入了工作计划。我们周二再碰一下头，看你完成得怎么样了。
要求：与提醒不同，要求则是明确对人员施加压力，迫使他制订出实际的行动计划。在提出要求的时侯，首先指出对方行为的错误之处，然后再询问对方打算如何补救。比如，琼，明天就要汇报了，但是你还没有把答应给我的数字交给我。现在你打算怎么办呢？如果对方做出的保证可以接受，你可以说：我对你的保证感到满意，希望你能够说到做到。
鼓励：如果你看到员工在向着你所要求的目标努力，应当恰如其分地给予鼓励。比如，琼，我听马丁说，你问他在哪里可以找到我需要的数字。很高兴你正在努力。
打破员工的沉默
如果你的下属保持沉默，只是说：我不知道。你就需要提出更加明确具体的问题。例如：
如果你愿意说的话，你觉得这个提议中哪一部分最好？你觉得是什么使你觉得很难对这一问题发表意见呢？
你怎么看报告的最后一部分？
等他回答了这些问题之后，可以利用表达观点、给出理由和提供框架等手段，提出后续问题，获得反馈：
观点：在询问别人之前，首先提出你自己的看法。比如，我觉得我们提供的数据本来可以更充分一些。你觉得呢？这种态度可以向对方表明，你是欢迎建设性的批评意见的。
理由：提出无可辩驳的理由，证明你需要了解对方的意见。比如，这份报告我已经写了很久，脑子都有些麻木了。现在正是急需你的新观点的时候。
框架：为方便员工提出自己的意见，可以为他准备一份问题清单，或者通过电子邮件提出你的问题。与当面询问相比，这样做可以使员工有更充分的时间先整理自己的想法和思路，然后再回来表明意见。
与牢*不断的员工打交道
一个团队里如果有一个总是牢*不断的成员，就好像是办公室里安放了一个不断播放哀乐的喇叭，可以搞得全体人员情绪低落。这个问题必须由你来解决。你应当与这位消极先生单独谈话。在表达意见的时候，既要表示理解，同时又要态度坚决。
首先，你要搞清楚他是否意识到自己总是在抱怨。这时应当给予他一些理解与支持。然后，要向他说明他的行为的后果，并提出解决的办法：如果抱怨已经成为你的本能反应，就会产生两个后果。其一，别人对你敬而远之，退避三舍；其二，你的怨言也传播了一种消极情绪。这两个后果对你个人和团队都没有好处。如果你觉得不吐不快的话，那我们就一起来找出你的困难，看看能否加以解决。
为确保他完全理解你的意见，你可以接着问他：你明白我的意思了吗？或者你对我的话有什么问题和意见吗？
一定要让这位牢*不断的人员清楚，你希望他直接向你反映他的问题，而不是在团队里到处散播。同时，对他改正习惯的努力要给予积极的肯定。你可以说：加利，看到你这样痛快地接受了那个新任务，我真高兴。你可帮了我的大忙了。
团队成员的话语权不平等
如果一些人员在讨论中包揽了所有的发言，那些比较沉默寡言的人员就会慢慢放弃发言机会。而他们越不发言，那些积极发言的人就需要说得更多以避免冷场。长此以往，就形成了一个恶性循环。采取下列策略有助于改变这种情况：
在征求他人意见时，可以这样问：哪几位想说说想法？通常，会有几个人举手。这时候你就可以说：我想听到三个人的意见。这样一来，你就表明了自己希望听到那些不常发言的人员的意见。
使讨论的形式多样化，以鼓励参与精神。比如采用人人发言的形式，使每个人都有机会进行简短的陈述。或者可以组织二人或多人小组进行分组讨论，然后再在全体范围内交换讨论意见。
为讨论设定长期的或暂时的基本规则。比如，你可以建议：我希望每个人都能够畅所欲言，并且形成一个惯例，在别人发言时认真倾听，不要随便插话。或者，你还可以改变固有的讨论程序，宣布在十五分钟之内，任何人不得重复发言，确保所有希望表达自己观点的人员都能得到发言的机会。
如果有人确实垄断了发言的机会，你就应该积极地倾听，不失时机地插话，对他的意见进行简要的总结，并询问别人的意见。如果此人继续滔滔不绝地把持着讨论，你就需要与他进行个别谈话，解决这一问题。你不妨请他帮助你，鼓励那些沉默的人员积极发言。
员工超负荷工作
员工们在自顾不暇的情况下，是很难实现互相协作的。此时，千万不可表现出恼火的情绪，那样做只会增加他们的压力。要想最大限度地获得他们的支持与合作，可以采取下列策略：
确定工作的优先顺序。不要总喊狼来了，切忌夸大自己的需要。确保一个尊重他人意见的工作环境，使大家愿意主动向你表达自己的看法并提供帮助。
密切联系下属核心人员。重视与你的工作密切相关的重要人员，把你的工作情况及时通报给他们，他们可能会更加主动地提供自己的意见，同时由于了解了具体情况，他们的协助也就更加具有针对性。实现与他们的密切联系，采用简短而不必回复的电子邮件就可以了。
为员工的回应提供方便条件。要求你的下属员工采用简便省时的方式与你交流。如果打电话就可以解决问题，就无需召开会议了。如果你通过电子邮件向人们提出问题或困难，最好尽量提供一些可能的解决方案供他们考虑。
互惠回报。对别人花费时间来帮助你要报以由衷的感谢。在力所能及时，也要主动对别人提供帮助。
最后一点，在别人没时间帮助你的时候应当表示理解。你要说：我知道，如果你有时间的话一定会帮助我的。下次再说吧。
打交道的人多了，你难免会发现有些人的行为和性格令人难以理解。这些不愉快的经历经常会使你感到沮丧甚至恼怒。采取人际沟通智能策略处理人际关系的人不会对这种经历感到困扰，而是去努力理解这些行为的原因。
热心网友
时间：2023-10-28 08:00
你可以和同行的业务元交流下，吃网上找找资料，再结合你们厂的实际情况
