会务工作开始的过程中可能会出现的一些突发问题？
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发布时间：2022-04-21 22:45
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热心网友
时间：2023-07-02 19:40
现在每天都要面对的海量会议，例会啦总结会啦洽谈会啦脑暴会啦规划会啦…以及各种会议记录，不是会务科班出身您，是不是和我一样，常常临危授命，全程蒙圈。
当然有人也会吐槽：参加过那么多大大小小的会议，却仍然对付不好总出岔子。
工作中遇到的会议类型十个指头都数不过来，更别说能过程中能出的岔子了!
我在此总结了一下最常碰到也最让人头痛的5种状况，和超实用的应对办法，看官们快记下来吧：
01/ 会议中有人迟到，怎么办?
不论会议大小，都要在会前做好通知和提醒工作。距离开始前10分钟需要做最后一轮未到者的通知，并预留好后排足够座位给晚到者。
守时是基本的职业素养，而在一场会议中准时更显的格外重要。但确实会议中最常见就是迟到。迟到原因那么多，作为会议负责人，得先反思自己是否通知到位。通知至少要包含“会议主题、时间、地点、签到时间”，再根据会议的类型补充相关的会议信息。
02/ 会议中发现资料少了，怎么办?
重要的会议资料，一定要做好备份工作。除了要提前发到会议使用的设备之外，最好U盘或者移动设备多拷一份，做到有备无患。
重要的会议，会前检查必不可少，在提前布场的时候，就应该把会议资料再清点一遍或快速播放一遍做好检查。如是打印材料，要检查好是否有缺页漏页的情况。提供给领导或发言人的演讲稿，除了要提前打印好给对方，作为会议负责人，最好多打一份，以防对方临时忘带或弄丢。
03/ 如何奉茶(或分发材料)而不影响会议进行?
一般应在客人的右后方奉茶，当你走上前时要先欠身轻声提醒客人，比如“抱歉打扰了，为您奉茶”之类的话，以防对方突然掣肘向后碰到茶水。
女士奉茶时，应右手拿杯左手托住杯底。若为男士倒茶，要注意双手拱握杯子中部，有柄的杯子要把柄放置在右侧。分发材料也是同理，提前对资料做好装订检查，分发时欠身轻声提醒，比如“抱歉打扰了，这是×××的相关资料”
。
04/ 会议未能达到预期气氛，陷入冷场怎么办?
未达到预期氛围，要及时判断原因。常见有两种，一是听众没有get到发言人的点做及时响应，二是发言人被现场原因打断了演讲。
掌控会议进程是会议负责人的主要职责，不论遇到什么尴尬气氛，都必须想办法让议程往最有利的方向发展。听众没有及时作出相应，负责人需主动带领气氛献上掌声或适时作出发言人想要得到的回应。而发言人被打断了演讲，必要时候需让主持人辅助，主动化解和引导回归会议主题。
05/ 已进行中的闭门会议，有急事需通知某参会人，应怎么办?
重要的闭门会议需在会议前先与参会人确认会议过程中不被打扰。如无特殊交代，则任何与会议无关的参会人的紧急事情，均在会后妥善解决即可。
之所以称为闭门会议，一般来说都是比较私密且重要的，最基本的要求就是全程不被外接打扰。如有参会人交代的务必通知的事情，则需先轻敲门，并直接到对方位置欠身轻声告知或传递纸条。但最佳的通知方式，是以会前与对方确认好的既不惊扰其他参会人的示意形式(如：短信通知，或让会议负责人传递纸条)
上述5种情况的分析和解决办法，是否对各位开好一场商务会议有帮助呢?说了这么多，其实一句话也能概括：认真筹备胜于临时救场!
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