关键词：基础工作 档案管理 现代化
一、档案管理基础工作存在的主要问题分析
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2、案卷标题不规范，不能反映主题内容甚至没有案卷标题等现象比较普遍。
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4、许多案卷未标注页码，一旦使用中掉页便很难发现。
5、案卷组卷混乱无序现象比较严重。
6、案卷厚薄不一，有的几页纸一文一卷，有的几百页纸一类一卷。
二、提高档案管理基础工作水平，实现标准化、规范化管理。
公文是档案的前身，档案大部分由公文转化而来。可以说公文制发的如何，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。所以要求档案管理的各个环节都要统一有序和科学进行。
1、全面普查案卷，去糟取精。
实现档案管理标准化、规范化的第一步工作就是普查案卷。对于综合性档案馆来由于说很少进行全面的清查，难免存在许多无查考价值的文件，所以首先要将这些文件剔除，才能避免使用计算机管理时出现重复与效率低的情况。
2、重新组合案卷实现案卷规范化
。。重新组卷可以优化馆藏，同时还可提高计算机管理档案的利用效率。案卷要求：一是公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准。二是要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限。三是公文字迹要牢固清晰，不要使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，有利于日后长久保管利用。四是要合理使用文种，拟制格式要规范，以利于实施应用标准化、现代化检索手段。
3、实施“以我为主”的立卷归档原则
著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。应从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求实施“以我为主”的立卷归档原则，这是推进档案工作规范化、标准化的关键环节。要注意解决好三个问题：
（1）要准确把握文件立卷归档的时效性，在完成现行文件阶段任务的情况下，才能进行立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱
（2）明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。
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4、统一分类号保证检索查全率
计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。首先根据《中国档案分类法》进行分类，再根据情况制定出一些具体细则。在分类的过程中还应及时校正分类人员的某些错误。提高校正人员业务水平，增强其责任心，从而达到标准化和规范化管理。
5、规范题名保证检索查准率
档案的分类号是检索查全率的保证，而题名准确才能保证检索的查准率。要做到即保证查全率又保证查准率。因此，在著录时要统一规范题名，防止在检索时出现文不对题、含混不清的情况发生。
三、提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证
在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于分类和检索，促进档案标准化管理。还要注意提高案卷装订质量，以有利于档案规范化管理。
四、加快数据准备推进档案现代化管理进程
1、分清轻重缓急，循序渐进
档案为社会所用是档案管理的一个重要目。而实现计算机管理档案的目的则是提高档案的利用率。要加强计算机的维护和使用，大力推进计算机管理档案，并在使用过程中从卷宗的整体出发，对所有全宗进行排队，分清主次和轻重缓急，对于可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案，予以侧重考虑，进行优先加工整理。这样有利于加快提高档案的社会利用率。
2、分级次著录，省时省力
在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录，对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录，而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少著录条目和录入条目，既节约了时间、人力与财力又提高了效率。
3、分门别类，充分利用档案原基础
。这样可以使著录环节减少，使著录速度明显地提高。
[关键词]会计工作；电算化；档案管理
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.143
[中图分类号]F232；G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）18-0-01
会计档案作为经济活动中产生的一种经济资料，对经济活动的正常运行起到了重要作用。随着社会的进步和科技的发展，会计工作越来越便利，会计人员由以前的手工操作逐步向现在的电算化方向转变。电算化会计档案主要是指会计电算化方向所形成的会计数据，与以往的会计手工档案相比较，其主要是应用计算机存储相关数据，极大地方便了会计资料的存档与查询。但是，由于我国的会计电算化兴起较晚，还处于摸索阶段，在电算化会计档案迅速发展的同时，诸多问题接踵而至。
1 电算化会计档案管理中存在的缺陷
在会计电算化的影响下，许多单位的会计工作都走向了正规化的轨道，但电算化毕竟是一种新兴事物，在大规模的电子档案管理中仍然会出现很多问题。其一，部分单位没有会计电算化档案管理应用方面的经验，会计电算化档案管理制度存在不规范、任务模糊不清的问题。使用会计电算化后，许多单位的领导只看重核算部分，而略掉同样重要的管理部分，导致会计档案杂乱无章。其二，电算化会计档案管理工作的重要性未能体现。电算化会计的档案优势未被认知，部分企业的财务人员仍然惯用陈旧的会计档案管理方式，对电算化会计档案管理的实际操作还不熟悉，常常只通过计算机输出会计报表、账簿等，而没有重视数据的更新、存档和保护，导致系统信息缺失，为后期查询造成不便。
另外，由于许多会计人员并没有长期接触会计电算化工作，其自身的专业技能和经验都没有有效提升，计算机应用能力也不强，导致业务综合能力不强，影响电算化会计档案管理工作的顺利开展。
2 电算化会计档案管理中可采用的一些措施
2.1 建立和完善相关管理制度
当前，电算化会计档案管理的保管和归档制度还有待完善，必须建立严格的管理制度，分别对档案的保管方式、归档内容、归档类型、鉴定用途、载体类型以及保护措施等方面作出规定，并严格执行，保证归档数据及时、完整和安全，严格监控操作过程，出现问题及时纠正，保证档案信息的质量。
2.2 提高对电算化会计档案管理的意识
首先要更新观念，逐步重视会计电算化的档案应用，以取代传统方式，投入重金建立完善的电算化会计档案管理系统，保证系统可靠运行。同时，在电算化会计的档案管理室配置监控设施，为会计档案的安全性打下基础。
网络时代危机四伏，为减少电脑与网络给电算化档案带来的伤害，避免会计数据的泄露与人为修改，要在购买会计软件时，选择有会计档案管理辅助功能的电算化软件，以便及时修补和维护系统漏洞，为开展电算化会计档案管理工作做好软件准备。
最后，转变管理意识，将电算化会计档案管理工作视为财务工作中的一个重点环节，让专业人员从事电子档案的收集、整理、归档与查阅工作，保障会计档案的完整性，以利于信息使用者快速方便地查找到相关数据，使电算化会计档案真正发挥作用。
2.3 加强对电算化会计档案的保护
计算机上的会计数据很容易被不法之人侵入，肆意篡改会计信息，因此，要加强各单位电算化会计档案的保密管理。首先，各单位内部的会计人员之间、不同岗位之间要做到相互制约，以防非本职责的会计人员使用电算化造成会计数据错误。其次，要对会计电子档案设置高级别的密码，使无关人员无法进入系统，从而防止另有企图的人进入会计电子档案篡改会计数据。
再次，要做好备份工作。把整理好的电子会计档案备份到电脑的存储盘中，同时使用准时备份与自动备份两种功能，不仅在电脑中备份，还要在移动硬盘中备份，或刻制光盘。存放在电脑中的数据要备份两份，一份放在电脑的存储盘中，另一份放在电脑的备份盘中，这两份会计档案要由专业的档案人员分类保存在单位的档案室与会计电算化中心，以保证会计档案的安全性。要注意检查电算化设备存储盘的使用容量，按时检查、复制和更换，以防因存储盘存满造成数据无法保存的现象。
最后，在会计电算化操作中所做的每一步都要让电脑自动记录下来，设置密码保护，以方便审计检验系统准确查出数据。除此之外，还要加强电脑网络安全管理，只有加强网络安全管理，才能拥有一个安全的网络环境，才能确保会计数据的正确性。
2.4 重视会计从业人员的教育培训
电算化会计档案的质量，最终依赖于操作人员的业务能力和素质，因此，要吸纳和培养会计专业能力强、具有较强计算机应用和维护能力的人员，对在岗会计人员、系统维护人员等进行定期的专业技能培训、法律知识以及职业道德素质培训，使其不断提高法律意识和责任意识，从而更好地为财务档案管理信息化发展提供服务。
3 结 语
。这就好比传统的会计档案是一个载体，现如今的电算化会计档案就是它孕育出来的一个生命，它预示着会计以后的发展方向会更加规范，更加便捷。因此要充分发展电算化会计，做好电算化会计档案管理工作。
主要参考文献
[1]刘洁，颜国新，王蕾.电算化会计档案管理工作刍议[J].山西档案，2014（2）.
1.信息时代技工学校档案管理创新的必要性
信息技术为档案的管理和利用提供了高效、快捷的手段和方法。然而，目前很多技工学校由于教学工作任务繁重，很多教师对档案重视程度不够，档案归案意识不强，导致档案收集不全。很多学校的档案管理多是进行基本的材料收集、整理与保管，较少运用计算机及网络技术进行管理，没有充分发挥档案的作用。这样不仅难以适应信息化时代的要求，也对于技工学校的长远发展不利。
因此，在技工学校档案管理过程中应该加快管理工作的信息化建设，档案存储的信息化建设可以提高档案的利用率，降低档案管理的成本，并可超越时间、空间、机构等因素，满足校内外人士对于学校档案的需求。而且学校的各类繁杂档案通过计算机的管理，可以对档案信息资源进行分类、提取、分析、加工，提高了档案工作的社会效益和经济效益。
2.技工学校档案管理信息化的创新路径
2.1健全与档案管理信息化相关的标准和规范
进一步健全与档案管理信息化相关的标准和规范，是技工学校落实信息化建设的根本保障。首先，学校要不断规范档案管理制度，加强网络与信息安全规章制度建设，建立常规的档案信息化管理标准，以制度的形式将档案管理落到实处，实现以制度管人，按制度办事。
2.2加强相关的软硬件建设
技工学校要树立档案管理信息化建设的意识，无论是领导还是普通教职工都要认识到信息技术对于档案管理的重要性。在硬件方面，学校要引进并且使用先进的信息设备，如计算机设备、通讯设备、网络设备等等，通过这些设备将教育教学各类信息生成和整理出来，使各类信息规范化、标准化、数字化，从而向社会各界、学校师生员工提供完备的数据库和光盘检索系统、互联网虚拟系统等信息服务。在软件方面，学校要引进合适的档案管理软件，并且进行开发和合理利用，尽快建立起包括信息采集、信息管理、信息服务的完善的自动化系统。比如学校可以用powerpoint制作“教师业务档案”和“学生成长记录袋”，利用现在手机、相机、电脑多种普及化的信息采集途径，全方位记录师生的工作学习、生活交流，以丰富学校档案容量，增强直观性。
2.3提高管理人员综合素质
电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法，这就对管理人员提出了更高的要求。档案管理人员的综合能力直接影响到档案信息建设的创新。他们不仅仅要懂计算机操作、联机检索、上网查询等信息技术，又要具备一定的教育管理知识，这样才知道需要收集什么信息和知道如何进行信息的加工处理，从而提高学生信息素养，推动教师信息能力的提高。具体来说，技工学校档案管理者必须有具有较好的基础知识、教育教学知识、较高的专业知识及广泛的相关学科知识水平。因此，学校应该对教职工进行计算机技术和网络技术的培训，比如现代化归档管理系统的使用、新型载体档案材料的开发利用等等，使他们尽快了解和掌握新知识、新理论和新技能，不断扩大知识面，及时调整和完善自己的知识结构。
2.4促进档案信息资源共享
档案管理工作的创新要注重信息资源共享。。。。
2.5健全安全保障措施
技工学校在进行档案管理信息化建设创新的同时，必须认识到其中存在的安全隐患。学校要加强对档案信息的安全管理，建立专人负责制度，实行档案信息传输安全管理制度。。。同时，学校应该加强对档案信息资源库的管理，设置分级管理权限。杜绝非法操作情况的发生，确保档案信息资源库的绝对安全。档案管理人员要定期在硬磁盘上备份所存储的信息，保证计算机系统发生灾难性故障时档案数据库信息的恢复。
一、目前学校档案信息化管理中存在的问题
(一)学校档案管理人员的信息化识薄弱，对信息化管理的重要性认识不够。
长期以来，许多档案人员对信息化档案管理工作认识不足，意识中的档案管理工作仍然局限于纸质档案的建立和保管层面上，认为档案管理就是人员手工裁剪、装订、保管等事务工作，只要纸质材料不丢失、不泄密，能存档，可以应付日常的查档工作就行。没有意识到信息化的重要性。
（二）学校档案管理人员的信息化、现代化水平不高。
目前档案管理主要仍保持实体管理，没有随着科学技术的进步而实现高校档案的电子化管理。档案管理人员也往往没有接受过系统的档案专业知识和技术培训，部分档案管理者自身的电子系统操作水平也十分有限。这些都导致高校档案管理只能在低水平层面上进行。
（三）学校档案管理系统硬件条件的缺失。
档案的信息化管理离不开整套完整、有效的信息管理网络系统，而放眼目前高校的情况，基本的硬件及系统都处于缺失状态。。
二、学校档案人员在信息管理新时期中工作改革的几点建议
（一）建立完善的档案信息管理网络系统。
。利用目前的网络条件及数据库处理技术，选用适合本校档案管理工作的管理软件，实现档案管理的信息化。档案人员应该积极接受并鼓励信息管理网络系统的建立，同时更应该意识到不应局限于已经使用的网络系统及信息操作平台。随着技术发展日新月异，会不断产生新的文件处理和信息传递的方法，档案人员应该与时俱进，不断学习和适应新的系统规则和操作方式。
（二）健全档案管理信息化的各项规章制度。
不断健全并认真贯彻落实档案管理方面的各项规章制度，使档案管理信息化的工作制度化、规范化。在信息化转变的过程中，结合学校档案管理工作的实际，进一步完善各项相关制度，对档案信息的接收、传递、审核、整理、保管、查阅等的收集、审核、整理等环节做出明确而严格的规定。。
（三）提高档案人员的文化知识和素养。
。。在新时期中，科技的发展决定了计算机与网络必将成为今后信息传播的主要途径，经济全球化的发展也势必将学校推向多种语言档案管理的先锋行列。。
（四）提升档案人员的信息处理技能。
。。其次，在学校档案管理的过程中，不同群体对档案信息有不同的要求，不同科目有着不同的教研成功档案，师生的需求也就更有不同。对不同类型受众的需求进行分析，分类整合、系统梳理和操作，将有利于提高档案信息的管理和使用的效率。。
（五）培养档案人员的信息安全意识。
二、突出档案馆工作主体，推进县（区）档案馆建设步伐
档案馆工作是档案事业的主体，是档案事业赖以生存和发展的根基，是面向社会公众服务的窗口，也是构建和谐社会、完善公共服务体系建设中不可或缺的重要方面。市档案馆搬迁新馆后，我们始终本着丰富馆藏、优化结构、夯实基础、突出利用的原则，狠抓档案资源建设。
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5、加大重点档案抢救力度。重点档案是明清、民国时期和建国前的革命历史档案，这些档案既是镇馆之宝，也是不可多得的宝贵的历史资源。今年，我们组织全局干部加班加点，对馆藏的1万多卷民国档案进行裱糊、消毒、著录等技术性抢救工作，受到省档案局的好评。
关键词 林业档案；定位；内涵；法制建设；创新机制
中图分类号 G271 文献标识码 A 文章编号 1007-5739（2011）13-0199-01
林业是一项重要的公益事业和基础产业，是国民经济的重要组成部分，是大农业的重要组成部分。在现代农业建设、维护国土生态安全、促进经济社会可持续发展等方面肩负神圣使命，理应发挥重要作用。发展现代林业不仅可以营造良好的生态环境，而且可极大提高土地资源利用率和产出率，拓宽农民增收渠道。大量事实表明，认真做好林业档案工作，对社会主义新农村建设、充分发挥林业的作用显得尤为重要。档案是国家的一项基础性、原生性信息资源。林业档案信息工作要增强做好档案信息资源开发利用工作的责任感和紧迫感，树立服务的观念和参与的观点，做好档案收集与归档，努力使档案工作服务于经济和社会发展的大局。目前，各行各业都在制定新的工作计划，描绘新的蓝图，林业档案工作也不例外，如何抓住这个有利契机持续发展创新林业档案现代化建设是林业发展的必然需求。
1 明确对林业档案馆（室）的定位
林业档案管理是林业发展过程的一部分，是林业系统的重要组成部分，必须纳入整个林业发展的运行机制，林业档案工作是开展技术创新、研究信息技术、研究林业历史的基地。。
2 丰富林业档案工作的内涵
随着全社会信息化进程的深入，林业档案管理工作要让林业信息作为一种重要的管理资源、经济资源参与现实生活，创造价值。既要体现林业信息的情报价值，又要发挥林业档案实体的历史凭证作用，要实行林业档案实体管理与信息管理并重[1-3]。林业档案工作在信息时代的对外服务面临三方面挑战：一是林业档案的对外服务领域范围不宽。调查表明，林业档案的主要服务领域是直接查询，内容包括林业工程建设、绿化造林、调查取证、规划设计和管理、产权产籍凭证等，利用者多为行政管理人员、专业技术人员[2-3]。林业档案在科研、学术研究方面的利用较少，社会利用方面的也不多，说明公众对林业档案的认识、了解程度不高，林业档案的开放程度不够。二是对外宣传力度不大。长期以来，林业档案只抓内部建设，不注重利用电台、报纸等通讯工具对外宣传，致使广大民众、社会各界对林业档案的重要性了解甚少。三是对外服务提供的主要是原始信息，缺少编研成果。加之很少了解社会信息需求，无法将有效的信息服务主动提供给社会各方面。
3 依法治档，依法兴档
林业档案行政执法的手段是执法部门为保障法律、法规作规章在现实生活中实施所具有的条件和办法。行政执法的主要内容是对行政管理相对人的行为进行指导、许可、确认、处罚、奖励，是在法律法规设定的实施范围内执法，是林业档案管理部门依照林业档案工作的法律法律、部门规章的权限和程度进行的活动[1-4]。林业档案的行政处罚是对违法行为起到威慑作用，指执法部门按照法律、法规、规章对林业档案工作中犯错误而未构成犯罪的行为进行法律制裁，以维护法律的尊严。在采用行政处罚手段时，必须做到处罚公正、有法可依、符合法定程序[2]。
4 创新林业档案工作机制，强化服务意识
4.1 健全林业基层单位林业档案管理机制
林业基层单位是林业档案的主要发源地，若其林业基层档案健全，会给林业建设带来诸多方便。相反，如果不重视对档案工作的管理，会给林业事业建设带来不便甚至是损失。随着信息化的发展，为了增强林业档案馆（室）的竞争力，需要馆藏特色档案。大量事实证明，必须按照国家档案管理的规范，重视林业档案的开发利用，充分利用网络资源，加大特色档案收集力度[4]。
4.2 扩大信息源
21世纪信息资源管理的趋势是情报信息、图书、档案一体化。为了给增强、扩展服务功能提供保障，林业档案馆（室）作为专业的档案馆（室），要与社会公共信息建立互联互通关系，要利用网络及计算机技术加大对城建档案（如有特色、有针对性的市政工程、道路工程）及相关信息的收集力度，增强信息采集能力、加工能力，突破馆藏的局限。使林业档案馆不仅对用户能提供客观凭证，而且能提供现行的有序信息；不仅能提供林业历史档案，而且能提供综合城建信息。
4.3 完善相关法律法规
我国现代化建设进程中，往往注重社会和市场事实，忽视制度安排合法化。档案局（馆）进行现行文件利用服务时，在提供现行文件服务的受权、要求现行文件进馆的依据、接收现行文件进馆的时限、提供现行文件服务的主体等问题上与现行有效的档案法律、法规存在冲突。因此，应不断探索与创新档案服务机制，并选取适当的时机修改已有的法律、法规或重新立法，将探索与创新的积极成果合法化。
4.4 创新林业档案服务机制
创新林业档案服务机制，更好的为政府决策服务、为林业日常工作服务、为公众服务，是林业档案部门当前以及今后一个日期时内的工作重点。要使各项服务细致周到，内容与程序不但合情、合理，而且合法，就必须处理好依法行政与创新档案服务机制之间的关系。。
4.5 强化服务意识
林业档案工作必须正视时代的要求，立足现实，获得应有的社会地位和更大的发展空间，实现林业馆（室）的自身价值。必须规范服务工作程序，充分挖掘林业档案资源的利用价值，不断提高服务工作的质量和水平，提升档案利用工作的科技含量，不断深化档案服务的广度、深度，从互联网、公务网、城域网3个层面提供便捷的档案信息服务。
5 参考文献
[1] 袁国霞.论城建档案工作的发展趋势与对策[J].兰台世界：上半月，2008（1）：21.
[2] 王子云，宋兆池.谈城建档案工作的可持续发展[J].城建档案，2004（3）：33-34.
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