采购如何正确询价,你需知道完整的询价内容
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发布时间：2024-09-07 06:52
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时间：2024-09-23 21:58
询价（Request for Quotation）是采购流程中不可或缺的一步。
在接到请购单、了解库存状况和采购预算后，采购人员通常会立即联系供应商。对于常规采购和标准零件，供应商通常不会有问题。然而，在新产品开发中，对于非标准零件，询价时必须确保供应商有足够的资料来报价。为了避免未来沟通不畅和品质认知上的差异，询价时所提供的资料准备不能马虎。因为完整、正确的询价文件可以帮助供应商在最短时间内提出正确、有效的报价。
一个完整的询价文件至少应包括以下主要部分：
一、询价项目的"品名"与"料号"
询价项目的"品名"和"料号"是询价单上必备的基本资料。供应商必须知道如何称呼报价的产品，即"品名"和其代表的"料号"，这也是买卖双方日后追踪的快速查办和检索依据。
料号具有独特性，在使用时要注意正确性。一些大型公司的料号可能多达十多个位数，包括数字和英文字母。料号中一个位数的不同可能就是版本的不同，甚至可能变成另一个产品的料号。
品名的书写应尽量能从其字面上看出产品的特性与种类。
二、询价项目的"数量"
供应商在报价时需要知道买方的需求量，因为采购量的多寡会影响价格计算。
数量信息通常包括："年需求量"、"季需求量"甚至"月需求量"；"不同等级的需求数量"，如数量为500K、1M、3M等；每次下单的大约"订购数量"；或产品的"生命周期总需求量"。
除了让供应商了解需求量和采购形态外，也可同时让供应商分析其自身产能是否能满足买方需求。
在询价时，买方通常担心量少而无法获得好价格，会将需求量或采购量"膨胀"。虽然采购能够获得短期利益，但如果没有达到报价预期数量，供应商可能会提高价格，或者在其他方面减少对客户的服务，甚至停止供应，最终得不偿失。
因此，对需求量的信息应与供应商进行实际沟通，同时采购也可拿出市场预测来说服供应商，以达到长期合作、持续供货的目的。
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三、询价项目的"规格书"
规格书是描述采购产品品质的工具，应包括最新版本的工程图面、测试规格、材料规格、样品、色板等有助于供应商报价的所有信息。
四、询价项目的"品质"要求
表达询价项目品质规范要求的方式有很多，采购人员很难单独使用一种方式来完整表达对产品或服务的品质要求。应依据产品或服务的不同特性，综合使用多种方式来呈现，通常可以使用以下几种方式：
1.品牌
2.或同级品
3.商业标准
4.材料与制造方法规格
5.性能或功能规格
6.工程图面
7.市场等级
8.样品
9.工作说明书
五、询价项目的“报价基础”要求
"报价基础"通常包括报价的"币值"与"贸易条件"。国内买卖比较简单，通常以人民币交易，贸易条件以"出厂价"或"到厂价（运费是否内含则另议）"来计算。国际贸易比较复杂，报价币值方面供应商多半以美元为计价基础，至于是否以采购当地币值计价，则视汇率的稳定与否有弹性的做法。
六、买方的“付款条件”
有关付款条件，买卖双方都有各自的公司。买方希望付款时间越晚越好，而卖方则希望越早越好。买方有义务让卖方了解其公司内部的标准付款条件（在采购模具时，通常有"阶段性付款"的方式，如订金30%，第一次试模30%，验收40%），卖方也可在报价时提出其不同的要求，最后的付款条件需买卖双方协商后确定。
七、询价项目的"交期"要求
交期要求包括买方对采购产品所需的时间，以及卖方准备样品、第一批小量生产和正常时间下单生产所需的时间。供应商可以按照买方的要求进行配合，但交期长短会影响采购产品的价格。买方应根据实际需求提出要求，而非一味追求"及时供货(Just in Time, JIT)"。
八、询价项目的"包装"要求
包装方式在供应商估算价格时占有很大比重。除了形状特殊或体积庞大的客户订制品外，供应商对包装都有其使用的标准纸盒、纸箱和栈板等包装材料。如果没有另外提出特殊包装要求，供应商都会以其标准包装方式来进行估价。有时也不会在报价单上详细注明其标准包装方式，此时采购如果不去察觉，日后再追加包装要求，不仅时间会拖延，对比价作业也会造成不利影响。此外，供应商在了解买方的包装要求后，也可提供建议是否能考虑采用标准包装，或以拼货拼柜的方式来降低出货成本。
九、"运送地点"与"交货方式"
运送地点的国家、城市、地址及联络电话与传真都必须要清楚地告诉供应商。国内买卖的交货方式常以铁路、公路为主，国际采购中的运送地点与交货方式决定了价格的计算。如果要求卖方以CIF报价，无论海运或空运，运输费和保险费当然由卖方承担。随运送距离的远近会有不同的计费方式，除非买方指定空运，供应商通常以海运为基础报价，因为海运是最经济的交货方式。
十、询价项目的"售后服务"与"保证期限"要求
在采购一些机器设备如冲床、塑胶射出机、测试仪器、半导体封装设备等时，供应商一般都会提供基本的售后服务和保证期限。如果此时有特殊要求，例如要求延长保证期限或改变售后服务的内容等，因其涉及采购"总持有成本(Total Cost of Ownership, TCO)"。
十一、供应商的"报价到期日"
为了方便采购比价作业的时程，报价的到期日应该让供应商了解，对于较复杂的产品，应该给予供应商足够的时间来进行估价。
