邮件发送，特别是对客户的邮件，在发送前一定要仔细逐项检查：
收件人/抄送人：是否是正确的邮件地址，有时在添加邮件联系人时可能添加的是类似姓名但不同公司的邮件地址。如果客户有来信，建议不要写新邮件，而是在原有邮件基础上回复。有些客户明确不能发给其他人的，或抄送给其他人的，要特别注意。在回复邮件之前还要仔细检查邮件的全称，除了名字外，还要看邮件的域名，警惕黑客用类似的邮件域名拦截您与客户的邮件并进行诈骗。
邮件主题：检查邮件主题，对外邮件的回复，建议用Re:或当地国家语言习惯来设置，如德国多用Am:，意大利多用R:等等。如果邮件内容与当前主题完全不一致时，建议新建邮件，或修改邮件主题，一边之后查找及归档使用。
邮件正文：注意语法、拼写。邮件正文尽力简洁，逻辑清晰，避免出现易引起歧义的语句。邮件正文有理有节，不卑不亢。初次邮件不建议添加附件或插入图片，那样容易被例如垃圾邮件。
邮件签名：尽力简洁，签名建议用浅色字体。如有信息变动，请将签名随时保持在最新状态。
邮件附件：一般是拖动添加。如果附件在不同目录，添加附件时容易出现错误。因此，在邮件发送前再仔细核对附件内容万分必要。
写邮件时，建议在心平气和的状态下进行。愤怒或急躁等不良状态下写出的邮件，添加的附件，很有可能考虑不周，或者附件添加错误，自己在那种状态下很难静下心来检查出邮件的错误。邮件发出去后一般无法撤回，最次都会给客户留下不良的印象，严重的错误就无法估量了。这样的状态下写出来的邮件还不如不写。提高效率还需要与效能结合。效率高，但效果不好的事情，不如不做；还不如方向正确，慢工出细活。
切记邮件发送前一定要仔细检查！