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探析会计电算化在企业中的应用

2023-09-06 来源:要发发知识网
财税经贸2014年9月(中) 探析会计电算化在企业中的应用 王楠 (西安外事学院,陕西西安710077) 摘要:科技化、信息化、现代化的潮流已经渗入到我们生产、生活的方方面面,会计电算化作为其中的-4,发展已经由萌芽到成熟的阶段。企业在壮大过程 中,不可避免地要利用这一先进的技术的成果。可以说,会计电算化的应用能够提高计算、审核的效率和准确率,减轻人工会计带来的不利方面。但任何事物的发 展包含着正反效用,如果利用不当,会计电算化也会给企业的发展带来威胁。 关键词:会计;电算化;企业 会计电算化,是指将电子计算机技术同 传统的会计实务相结合,利用电子计算机本 身所有的电子技术和信息技术更好地为会 营的各个环节推广应用信息技术,充分开发 和利用内外部信息资源,建立与此相适应的 上不会出现问题,会计软件质量保证了会计 信息的准确性,在一定程度上降低了会计人 员的业务素质要求。同时,会计电算化也在 组织模式,从而提高企业生产、管理、决策 计工作服务,是一个应用电子计算机实现的 会计信息系统。会计电算化实现了数据处理 的自动化,使传统的手工会计信息系统发展 演变为电算化会计信息系统。随着20世纪 80年代我国改革开放政策的实施,大量国外 先进的管理经验和技术被引入我国。电子计 算机技术和会计电算化作为提升我国企业 竞争力的重要因素也被很快地引入了中国。 相比较其他发达国家,我国的会计电算化进 程起步较晚。从20世纪80年代开始,我国 才逐步开始摸索会计电算化的研发和使用。 但是,随着我国经济的发展和科技水平的提 高,我国的会计电算化的发展速度极其惊 人。1988年我国的会计界提出了建立会计电 算化的倡议。1994年我国财政部提出了15 年实现会计电算化的目标。2000年我国70% 以上的大中型企业都实现了会计电算化。我 国政府对信息技术的发展有很高程度的重 视,《中共中央关于制定国民经济和社会发 展第十二个五年计划的建议》中提出了“全 面提高信息化水平。推动信息化和工业化深 度融合,加快经济社会各领域信息化,发展 和提升软件产业,积极发展电子商务,加强 重要信息系统建设,强化地理、人口、金融、 税收、统计等基础信息资源开发利用”的战 略。到目前为止,我国的企业基本已经全部 实现了会计电算化。会计电算化已经成为企 业日常生产生活的重要组成部分,并且正发 挥着越来越重要的作用 一、企业实施会计电算化的必要性 在我国,许多企业配备计算机的初衷也 是使用计算机来进行会计业务的处理,会计 信息化是企业信息化的核心,企业信息化成 功与否取决于会计信息化的程度。国内外很 多企业都将会计信息化作为信息化建设的 基础,而会计电算化系统又是会计信息化的 基础,因此,作为基础的基础,会计电算化 系统的成败决定了会计信息化的成败,进而 决定了企业信息化的成败。会计电算化是会 计信息化的基础,大力开展会计电算化已成 为当务之急。 1.信息化的必然要求 对我国绝大多数的企业而言,实施“信 息化”既是一次难得的历史机遇,也是一次 增强企业核心竞争力、拓展企业生存发展空 间的极好的机遇。会计电算化是企业信息化 的第一步,企业信息化是指企业在生产和经 等过程的效率、水平与经营效益,增强企业 竞争力的过程,而会计电算化是企业信息化 最基础的工作。我们必须认识到会计电算化 不仅改变了会计核算方式、数据储存形式、 数据处理程序,扩大了会计数据领域,提高 了会计信息质量。而且改变了会计内部控制 与审计的方法和技术,因而推动了会计理论 与会计技术的进一步发展完善,促进了会计 管理制度的改革,是整个会计理论与会计实 务的一次根本性变革。 2.企业发展的需求 现世纪是一个高科技技术革命推动人 类文明的时代,也是人类社会向信息化社会 全面进军的时代。以互联网为核心的现代信 息技术在世界范围内得到了迅猛的发展,在 经济与社会各个领域中的渗透也在不断走 向深入。充分利用现代信息技术,加快企业 信息化的步伐,以达到有效降低生产经营成 本、显著提高经营管理效率、成功开拓国内 外市场和大幅度增进客户满意度的目的,已 成为世界企业发展的潮流。此外,会计电算 化的应用范围从实力雄厚的大企业向中小 企业迅速扩展。中小企业由于在规模、资金、 人力资源、经营方式上与大企业都有很大的 区别,立足企业实际,卓有成效地推进我国 企业会计电算化是当前我国企业信息化发 展中的重要任务。 二、会计电算化应用对于企业的意义 会计电算化是会计工作的发展方向,开 展会计电算化工作,是促进会计基础工作规 范化和提高经济效益的重要手段和有效措 施。随着信息技术的快速发展,许多国家把 信息技术放在发展的最前列。 1.避免人工错误,提高会计核算的效率 和质量 手工会计条件下,会计数据处理主要依 靠人工操作,会计数据处理效率低,错误多, 加之有的企业会计人员少,信息提供很不及 时,工作量大。实现电算化后,只要按照规 定的格式输入正确的会计凭证,各种账簿和 报表的加工生成工作都由计算机按照事先 编写的会计软件迅速完成,很大程度上克服 了企业会计人员少,工作量大提供信息不及 时的缺点,提高了会计信息的时效性;会计 电算化领域有“垃圾进,垃圾出”之说,只 要在软件的建账、初始化设置和凭证录入过 程中保证不出错误,后续的计算机处理基本 057 一定程度上提高了会计核算的水平和质量。 手工环境下,会计人员把大量时间花在凭证 编制、记账、编制会计报表上,会计电算化 以后,记账和报表编制工作全部由计算机完 成,从而在很大程度上降低了会计人员的劳 动强度。 2推进企业会计工作向前发展 会计产生以来,会计数据处理经历了手 工方式、机械方式和电子计算机方式。手工 会计处理方式至今仍然在许多单位使用;机 械方式并没有被真正推广;电子计算机方式 的产生使得会计数据处理方式有了质的更 新。计算机在会计工作中的应用,不仅仅是 数据处理技术的更新,而且会对会计核算的 内容、方法、程序等会计理论和技术产生影 响。如由于会计凭证的生成方式和存储方式 的变化会导致会计凭证概念的变化;由于账 簿存储方式和生成方式的变化会导致账簿 概念和分类的变化等。除此之外,会计电算 化还在不同程度上淡化了某些会计语言,如 会计核算组织形式、计划成本等。所有这些 必将推动会计理论和会计工作进一步向前 发展。 3.为企业信息化提供基础 会计的基本职能包括核算和监督。手工 条件下,会计人员把更多的时间和精力放在 了会计核算上。会计电算化以后,会计工作 效率提高了,不仅会计核算的广度、深度得 到了提高,而且会计人员可以腾出更多时间 和精力参与经营管理,使财务会计管理工作 从事后监督转变为事先预测和事中控制,使 会计在经营管理、提高经济效益方面发挥更 大的作用,很大程度上避免企业领导“拍脑 门”的决策方式。随着计算机网络的飞速发 展以及企业级财务管理软件在企业以及其 他组织中的普及应用,企业通过Intem ̄完 成了企业内部与外部的有效连接,实现了管 理数据的共享和管理信息的快速传递,使企 业由自我封闭的狭隘生存空间转向广袤开 放的大干世界。这将为财务管理人员、会计 管理和分析人员、企业领导层利用企业内外 部信息进行管理、分析、预测和决策提供良 好机遇,同时,也为我国企业管理信息化打 下基础。 三、会计电算化在企业应用中存在的 问题 我国会计电算化事业起步比较晚,从20 财税经贸2014年B月(中) 世纪8O年代初开始,经历了尝试阶段、自 发发展阶段和有组织、有计划地稳步发展阶 段到目前的管理型会计发展阶段。在这些年 的发展过程中,已取得了很大的进步。它不 仅大大减轻了财会人员的劳动强度,为会计 工作节省了大量的人力、物力和财力从而提 高了会计工作效率使会计工作能更好地满 足企业管理的需求。但是由于财务工作自身 的特点,企业的管理基础还相对薄弱,人员 业务水平还不是很高,这就对会计电算化工 作存在一些问题。 1.管理者对会计电算化认识存在误区 我国会计电算化事业起步较晚,人们的 思维观念还未充分认识到电算化的意义及 其重要性。现阶段,许多企业都把“会计电 算化”看成是目标,将其应用于代替手工核 算,而把计算机看成纯工具。仅仅是从减轻 会计人员负担,提高核算效率方面人手,根 本未认识到建立完整的会计信息系统对企 业的重要性,使现有会计提供的信息不能及 时、有效的为企业决策及管理服务。财政部 明确规定到2001年,全国要有80%以上的 基层单位基本实现会计电算化,但在不少地 方。会计电算化的进程很不理想。一个重要 的原因就是管理者对会计电算化的作用认 识不到位。管理者对会计电算化工作的认识 主要表现在以下四个方面:一是管理者往往 简单地认为会计电算化就是计算机加上会 计软件;二是管理者认为会计电算化在本单 位实现起来有困难,会计人员水平、机器硬 件、会计基础以及资金方面都有问题。三是 管理者有信任计算机,在机器中存储看不 见、摸不着的特性,使管理者认为计算机还 不如算盘、计算器好用,不如用纸记录可靠、 可信。 2.会计人员的专业知识及计算机技能有 待提高 会计电算化的应用对会计人员提出了 更高的要求。既要求会计人员要掌握一定会 计专业知识,还要掌握相关的计算机知识, 财务软件的使用技术以及保养和维护。而当 前我国的会计电算化人才仅仅会使用,或者 有些人懂一些计算机的知识。可是面对具有 庞大功能的财务系统还是不够熟悉,更别说 掌握技术了。他们在使用微机处理业务的过 程中,往往很多是除了开机使用财务软件之 外。对微机的软硬件知识了解甚少,一旦微 机出现故障或与平常见到的界面不同时,就 束手无策,即使厂家在安装会计软件时都做 了系统的培训,然而大部分企业的财务人员 年龄偏大,对计算机的操作很难上手,即使 参加培训在实际工作中也很难有立竿见影 的效果,而且在上机时经常出现误操作,一 旦出错,可能就会使自己很长时间的工作成 果付诸东流,使系统数据丢失,严重的导致 系统崩溃。而年轻的大学毕业的财务工作者 虽然计算机操作水平较高,但财务知识和实 际工作能力却有待加强。因此,如果想既能 发挥会计电算化的作用,又能对软件进行充 分的维护,公司就要聘用那些既会财务,又 懂计算机人才,可是这类人才有限,这样就 严重影响了会计电算化功能的发挥。 3.会计软件存在信息泄露等弊端 首先,会计软件开发疏漏了审计因素。 传统审计中最为重视的会计系统提供审计 线索的方法发生了很大变化。由于计算机自 身及会计软件运行的特点,加上审计人员对 会计电算化内部程序不一定全面了解,使得 会计电算化过程成为一只“黑箱”。电算化 会计系统本身的故障也会给审计工作带来 困难。目前,会计电算化与审计处于一种“脱 节”状态。其次,会计软件通用性差、集成 化程度低。财务软件厂商基本是一套软件使 用于不同类型、不同规模的用户,对行业特 征和单位的核算特点考虑不够。导致不少施 行会计电算化的会计人员仍要做大部分辅 助工作。系统初始化工作量较大,难以增加 自己所需要的功能。材料、工资等各核算子 系统分隔,缺乏会计数据传输的实用性、一 致性和系统性。再次,一些软件中的会计处 理存在问题。此外,我国目前会计电算化软 件的数据安全保密性比较薄弱。数据损坏、 丢失的危险比较大,某些知名ERP软件的数 据库也可以很容易地通过工作站进行访问 和修改,留下很多安全漏洞和隐患。同时我 们还应该看到很多单位会计信息系统没有 真正作到联机事务处理,难以真正实现数据 实时传递共享。 四、加快会计电算化应用中的改进 1.加强会计人员专业和计算机知识的培 训。 财务人员作为会计电算化的主力,担任 着操作使用、内部管理、分析决策等职责, 会计人员的职业素质是实现会计电算化的 前提条件,会计电算化从各方面要求会计人 员提高自身素质。应该从以下四个方面来考 虑会计人员的素质提高;第一、及时调整各 大院校的专业设置和培养方向。由于信息处 理和分析专业性较强,需要专门的人才,因 此,要求我们的高校多培养出既懂理论,又 有实践经验的会计电算化人才,同时也要求 企业的会计专业人员不仅要精通本专业业 务,还要熟悉计算机,具有上机处理基本业 务核算工作的能力,掌握一般性故障排除方 法和纠错方法;第二、对在岗会计^、员进行 进修和培训,企业要经常创造机会提供给予 他们学习培训的机会,让他们在理论与实践 操作中锻炼成为既精通会计知识又熟悉电 算化技能的复合型人才,为加强企业的会计 电算化管理服务。同时,应着力培养既具备 相关计算机知识又具有一定财会水平的会 计人员担任系统管理员,这样既能很好地保 证计算机软硬件系统的正常运行,又能保证 会计数据的正确无误,在计算机或者财务软 件出现问题时,能够及时解决,不影响工作 的正常进行;第三、组织进行不定期的相关 058 业务考试与考核。此外,会计人员要自觉加 强专业知识、计算机知识、网络知识、信息 安全知识的学习,重视新知识在工作中的应 用。第四、在工作中老同志应该做好对新人 的培养,使之在实践中不断磨练,逐渐增加 阅历,成为会计知识和计算机知识两手均过 硬的复合型人才。 2.加固会计信息系统安全与保密的防护 财务上的数据往往是企业的绝对秘密, 在很大程度上关系着企业的生存与发展。为 了确保会计信息的安全、保密,要做到:一 是对于重要的计算机系统应加电磁屏蔽,以 防止电磁辐射和干扰。制定计算机机房管理 规定,制定机房防火、防水、防盗、防鼠的 措施,以及突发事件的应急对策等。二是实 施必要的内部控制。在电脑网络环境下,某 些内部人员的恶意行为及工作人员的无意 行为都可能造成会计信息的不安全性,因此 建立内部控制制度是必要的。三是增强网络 安全防范能力。网络会计实现了会计信息资 源的共享。但同时也将自身暴露于风险之 中,这些风险主要来自泄密和网上黑客的攻 击等。为了提高网络会计信息系统的安全防 范能力,应采用一些措施,例如采用防火墙 技术、网络防毒、信息加密存储通讯、身份 认证、授权等。四是加强数据的保密与保护。 在进入系统时加一些诸如用户口令、声音监 测、指纹辨认等检测手段和用户权限设置等 限制手段,另外还可以考虑硬件加密、软件 加密或把系统做在芯片上加密等机器保密 措施和专门的管理制度。五是改善和提高会 计软件功能,形成企业管理的核心部分。现 行的单位会计软件虽然已开始从核算型向 管理型过渡,但总体上讲,模块不能适应管 理需要,必须将其纳入管理信息系统,提高 会计软件功能,增加具有管理型功能的模 块。建立一个通用、统一的财务软件协议, 并与市场细分相结合。此协议可以规定相同 的数据接口,或者规定公共的转换接口,使 不同的数据可以相互转换,且可以被辨别与 接受,这样不同软件系统下的数据可以直接 使用,不必再做处理,使不同系统实现数据 共享。 参考文献: [1]赵玉.会计电算化在应用中存在的问题及对 策们.广东科技,2011,(09) [2】李树叶.会计电算化在我国企业中存在的问 题及对策们.计算机应用,2011,(05) [3】李东军.浅析企业会计电算化的实施对策册. 中国对外贸易,2011,(08) 【4】张晓红.探讨当前企业会计电算化与网络化 问题[J】.时代金融。2012,(o3) 【5]钟邦秀.浅谈我国会计电算化的现状及问题 【J】.中国管理信息化2012,(08) .[6]王平.会计电算化在企业应用中存在的问题 分析Ⅱ】.经济管理者,2012 [7】郭静.会计电算化在企业应用中存在的问题 与对策【J】_经济师2012。(O1) 

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